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1. Sie können Teilnehmer leicht per Excel-Import im CMS hinzufügen. Unter dem Reiter Personen im Menü wählen Sie Profile und klicken anschließend auf Excel Import. Der Personenimport kann im globalen Bereich oder in einer Veranstaltung durchgeführt werden.

2. Sie können dem Import einen individuellen Namen geben, sowie den Import mit einem Passwort schützen, welches Sie selber festlegen können (1).

Unter "Datenupload" wählen Sie Excel Datei (2) aus. Diese Einstellung ist besonders bei großen Datenmengen zu empfehlen. Wenn Sie nur wenige Daten importieren möchten, können Sie die Daten auch aus der Datei manuell einfügen.

Wählen Sie aus, ob die von Ihnen hinterlegte Tabelle eine Zeile mit Überschriften besitzt (3) und klicken Sie dann auf Datei auswählen (4). Sie können die Vorlage aus dem CMS nutzen oder Ihre eigene Tabelle. 

Mit dem Button Nächster Schritt (5) werden Sie durch den Import geführt.

3. Die Vorschau der Spalten gibt Ihnen die Möglichkeit, unnötige Spalten zu ignorieren oder eine der verfügbaren Optionen für die Datenfelder auszuwählen. Im Dropdown-Menü finden Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen (1).

Hinweis: Hintelegen Sie bei jedem Teilnehmer gleich eine Gruppe. Die Teilnehmer werden sonst im globalen Bereich der Gruppenverwaltung angezeigt. Sie können mehrere Gruppen hinterlegen. Unterschiedliche Gruppen werden durch ein Komma separiert. 

Wenn Sie eine große Anzahl von Gruppen anlegen möchten, können Sie diese in der Excel-Tabelle hinterlegen. Führen Sie den Import direkt in der Veranstaltung durch, um die Gruppen der Veranstaltung automatisch zuzufügen.

Wenn Sie alle Felder definiert haben, speichern Sie die Daten und gehen zum nächsten Schritt (2).

4. Wenn Sie in der Tabelle das Datenfeld Bild ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert die Bilder per zip-Datei hochzuladen. Achten Sie darauf, dass der angegebene Bildtitel genau mit der Bezeichnung der Bild-Datei übereinstimmt. Eine genaue Anleitung zum Upload finden Sie im entsprechenden Screen. Nach dem erfolgreichen Upload klicken Sie auf Weiter.

5. Die nächste Ansicht zeigt alle Datensätze, welche für den Import bereitgestellt sind. Hier können Sie noch einmal die Zuordnung der Felder überprüfen. 

6. Es kann vorkommen, dass Datensätze durch einen früheren Import bereits vorhanden sind. Solche Datensätze müssen überprüft und bestätigt werden (1). Ein Datensatz kann gezielt ausgewählt werden (2). Über Duplikate prüfen (3) gelangen Sie zu der Übersicht, welche beide Datensätze zum Vergleich anzeigt.

7. Im nächsten Schritt können Sie auswählen, ob es sich bei einem Datensatz um die gleiche Person handelt oder nicht (1). Wenn es die gleiche Person ist, werden die Datenfelder orange markiert, welche sich voneinander unterscheiden. Durch einen Klick markieren Sie das Feld, welches übernommen werden soll. Speichern Sie Ihre Angaben (2).

8. Wenn die Überprüfung abgeschlossen ist, klicken Sie auf Nächster Schritt. Im folgenden Screen wird eine Übersicht, über die zu importierenden Datensätze angezeigt. Wenn alle Informationen zu Ihrer Zufriedenheit sind, klicken Sie auf  Weiter.

9. Im nächsten Schritt können Sie festlegen, ob eine automatische Einladungs-Mail an die Teilnehmer versandt werden soll. (1)

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass zu einem späteren Zeitpunkt keine E-Mail verschickt werden kann. Die Einladungsmail wird nur an neu angelegte Profile verschickt. An bereits existierende Datensätze wird keine Nachricht verschickt.

Die Betreff-Zeile und den Einladungstext können Sie frei bearbeiten. Platzhalter für E-Mail und Passwort ermöglichen die individuelle Zusendung der Daten an die Teilnehmer.

WICHTIG: Bei einem Import von mehr als 750 Teilnehmern kann es beim automatischen E-Mail Versand zu Problemen kommen. Um dieses Problem zu umgehen, sollte der Import aufgeteilt werden. 

10. Des Weiteren können Sie die Vergabe der Passwörter definieren (1).

• Passwörter importieren: Individuelle Passwörter sind in der Excel-Tabelle eingetragen und werden importiert.
• Später definieren: Das Passwort muss zu einem späteren Zeitpunkt manuell festgelegt werden oder bei einem erneuten Import angelegt werden.
• Uni-Passwort festlegen: Legen Sie hier ein initiales Passwort fest.

Passwörter von bereits bestehenden Datensätzen können überschrieben werden (2). 

11. Die folgende Ansicht fasst alle Informationen zum Import zusammen. Klicken Sie auf Import starten, wenn alle Daten richtig sind. Wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten, klicken Sie unten links auf Voriger Schritt.

12. Sie werden aufgefordert den Import zu bestätigen. 

13. Nach Abschluss des Imports ist eine Anzeige mit allen importierten Datensätzen zu sehen.