Die Buchung von Workshops, Vorträgen etc. mit Kontingentierung kann als zusätzliches Feature zum Standardpaket ergänzt werden. Die Verwaltung findet einfach und bequem über das CMS statt. Die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung erhalten die Möglichkeit innerhalb der App Workshops zu buchen und bekommen diese in der App angezeigt.
1. Die Buchung und Kontingentierung wird durch Ihren Account Manager im CMS aktiviert. Sie nehmen die Einstellung direkt beim Agendapunkt vor. Standardmäßig ist bei allen Agendapunkten die Buchung deaktiviert. Um die Buchung zu aktivieren öffnen Sie die Detailansicht und scrollen Sie zur Programmplatzierung. Unter Buchung legen Sie fest, ob es ein begrenztes Kontingent für die Session geben soll oder nicht. Unter Kontingent legen Sie die Anzahl der maximalen Teilnehmerzahl fest. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, erhält der Nutzer eine Nachricht, dass die Buchung nicht erfolgreich war. Soll der Buchungsprozess abgeschlossen werden, wählen Sie Geschlossen aus. Weitere Buchungen oder Abmeldungen durch Teilnehmer sind nun nicht mehr möglich.
2. Um die Buchungen zu verwalten, öffnen Sie im Menü unter Event planen den Punkt Agenda Buchungen. Alle Sessions, die als buchbar hinterlegt wurden, werden hier angezeigt. Um die Liste der Teilnehmer zu sehen, die eine Session gebucht haben, klicken Sie auf das Personen-Icon (1) unter Bearbeiten. Der Stift (2) leitet Sie zu dem Agendapunkte weiter, damit Sie schnell Änderungen vornehmen können. Mit dem Download-Symbol (3) laden Sie sich die aktuelle Teilnehmerliste herunter. Die Texte, welcher dem Teilnehmer in der App angezeigt werden können über den Button Feeback-Texte bearbeiten (4) angepasst werden.
3. Das Personen-Icon leitet Sie zur Übersicht aller angemeldeten Teilnehmer weiter. Durch manuelles Hinzufügen oder eine später ergänzte Begrenzung der Teilnehmerzahl kann es vorkommen, dass das Kontingent überschritten wird. Die Personen können aus der Liste gelöscht werden. Eine Mitteilung erhalten die Personen nicht und müssen individuell angeschrieben werden.
Hinweise
Die Buchung von parallelen Sessions durch einen Teilnehmer ist nicht möglich und wird vom System automatisch erkannt. Der Nutzer wird bei der Buchung von überlappenden Sessions darauf hingewiesen.
Um dem Teilnehmer alle gebuchten Sessions anzeigen zu können, bietet Ihnen das CMS die Möglichkeit einen Menüpunkt mit den Buchungen zu hinterlegen. Ziehen dazu einen weiteren Agendareiter ins Menü und wählen Sie in der Detailansicht unter Anzuzeigende Elemente den Punkte Meine Buchungen aus. Zu letzt nennen Sie den Reiter noch um, z.B. in Meine Buchungen.