1. Registrierung aktivieren
Wählen Sie im globalen Bereich des registr-CMS die "Globalen Einstellungen" aus.
Scrollen Sie auf dieser Ansicht bis zum Punkt "Funktionen festlegen" und stellen Sie bei "Registrierung" den Switch auf "Ja".
2. Event-Einstellungen vornehmen
Kehren Sie auf die Veranstaltungsliste zurück und wählen Sie dort Ihre Veranstaltung aus.
Klicken Sie auf das Menü und wählen Sie dort "Event bearbeiten".
Legen Sie auf der linken Seite dieser Ansicht Ihre verschiedenen Personengruppen, z.B. Aussteller, Management Team, etc. an.
Tip: Erstellen Sie eine Sichtbarkeitsgruppe, der dann alle weiteren Gruppen untergeordnet werden können.
Nehmen Sie anschließend auf der rechten Seite dieser Ansicht folgende Einstellungen vor:
- Anmeldung aktiv? Ja.
- Soll die Veranstaltung nur eingeschränkt sichtbar sein? Ja.
Wählen Sie danach die gewünschte Gruppen aus. Weitere Informationen zur Gruppenverwaltung in registr finden Sie in diesem Artikel.
3. Vorbereitung der Excel-Liste
Die Teilnehmerdaten für den Einladungsversand werden über einen Excel-Import importiert.
Bereiten Sie dafür die Excel-Liste vor.
Folgende Informationen werden benötigt:
- E-Mailadresse
Folgende Informationen können optional importiert werden:
- Vorname
- Nachname
- Titel
- Anrede
4. Vorbereitung der Einladungs-Mail
Editieren Sie Ihre Einladungs-Mail.
In diesem Artikel erfahren Sie, wo und wie Sie diese E-Mail-Templates anpassen können.
Bitte achten Sie vor allem auf die Verwendung des Einladungslink. Mit diesem Link wird ein individueller Einladungstoken erstellt, mit diesem der Teilnehmer seine Einladung einlösen kann.
Weitere Informationen zu den Platzhalter und deren Verwendung finden Sie hier, unter Punkt 4.
5. Einladungsversand
Kehren Sie nun für den Einladungsversand auf die Gästeliste zurück.
Dort finden Sie den Button "+ Personen einladen".
1. Adressen hochladen
Laden Sie die Datei hoch oder kopieren Sie die Personendaten und fügen Sie diese ein.
Klicken Sie anschließend auf "Nächster Schritt".
2. Spalten zuordnen
Ordnen Sie in diesem Schritt die Spalten zu Ihren Informationen zu.
Klicken Sie hierfür auf das Drop-Down und wählen Sie das jeweilige Datenfeld aus, dass Ihrer Spalte zugewiesen werden soll.
Klicken Sie anschließend auf "Nächster Schritt".
3. Gruppen auswählen
Wählen Sie die gewünschten Gruppen aus.
Empfänger werden beim Einlösen der Einladung den Gruppen zugeordnet, welche hier ausgewählt werden.
Wenn Sie den Empfängern unterschiedliche Gruppen zuordnen möchten, nutzen Sie bitte einen separaten Einladungsversand.
4. E-Mail bearbeiten
(1) Fügen Sie über das Drop-Down Ihre E-Mail Vorlage aus.
(2) Kontrollieren Sie den Betreff und den Text.
(3) Bitte achten Sie darauf, den Einladungstoken einzubinden.
(4) Wählen Sie bei Link-Ziel "Registrierung" aus. Der Teilnehmer wird dadurch, gleich auf die Registrierung-Seite des Portals geleitet.
Klicken Sie anschließend auf "Nächster Schritt".
5. Personen einladen / Zusammenfassung
Auf dieser Ansicht finden Sie eine Zusammenfassung des Einladungsversands.
Überprüfen Sie die Angaben. Über den "Vorherigen Schritt"-Button können Sie zu den vorherigen Schritten zurückkehren und diese bearbeiten.
Über den "Einladung verschicken"-Button können Sie den Versand der Mails abschließen.
Bitte beachten Sie, dass maximal 750 Einladungen gleichzeitig verschickt werden können. Bei mehr als 750 Einladungen muss der Vorgang entsprechend aufgeteilt werden.
Userflow
1. Ihre Gäste bekommen die Einladungsmail mit dem Token-Link.
2. Die Teilnehmer kommen über einen Klick auf den Token-Link in das Registrierungsportal.
3. Dort kann die Einladung eingelöst werden. Im Setup-Prozess erstellt der Teilnehmer ein individuelles Passwort und vervollständigt sein Profil.
4. Nachdem der User das Profil gespeichert hat, erhält er Zugriff auf das Portal. Ihm werden nun alle öffentlichen und alle seiner Gruppenzugehörigkeit entsprechenden Veranstaltungen angezeigt.
5. Der User kann sich für die verfügbaren Veranstaltungen anmelden.
6. Nachdem der User auf den "Anmelden-Button" geklickt hat, erhält er eine Bestätigungsmail.
Diese Mail können Sie individualisieren. Hier finden Sie einen Helpdesk-Artikel dazu.
7. Sofern Fragebögen angelegt wurden, kann der User diese nun ausfüllen.