In diesem Artikel beschreibe ich, wie die angemeldeten Personen aus Registr in die MEA importiert werden mit anschließendem Emailversand mit QR Code zur Akkreditierung.
Zuerst klickt man auf Import und legt einen Import an:
1.:
2.:
3.: Einen Namen vergeben wie z.B. Teilnehmerdaten OHNE Email (der erste Import wird ohne Emailversand gemacht)und den Import NICHT verschlüsseln. (Um weiter zu kommen immer auf nächster Schritt)
4.: beim ersten Import ist die zweite Option auszuwählen, damit keine Email an die Teilnehmer geht:
5.: Importierte Emailadresse als Nutzernamen verwenden.
6.: Ein Universalpasswort festlegen, welches für neue Nutzerprofile vergeben wird und unten die Option "Passwörter überschreiben "NEIN" anklicken, damit Nutzer welche die MEA ggfs. bereits nutzen ihr altes Passwort weiterhin haben.
7.: Excel Datei hochladen: (benötigt werden die Felder Vorname, Nachname, Emailadresse)
8. Datenfelder zuweisen:
9. Duplikatsprüfung: Profile die noch nicht in der MEA angelegt waren sind unter "Bereit für den Import" zu finden, alle bestehenden Profile unter "zu überprüfen"
Hier klickt man dann oben auf "Dublikate überprüfen" und legt fest ob es sich bei den Datensätzen um bereits bestehende Personen handelt:
10. Das Syystem fragt "ist das die gleiche Person", man klickt ja und setzt den Haken bei "folgende Konflikte nach dem gleichen Schema lösen"
Dann einmal alle Profile durchklicken bis ALLE Einträge unter "Bereit für den Import" liegen. Liegen noch Datensätze bei "zu Überprüfen" werden diese am Ende übersprungen.
11.: Importzusammenfassung: beim ersten Import sollte das Zusammenfassungsfeld so aussehen:
WICHTIG ist das X bei Emailversand und das Alte Passwörter NICHT überschrieben werden. Dann einmal "Import Starten" unten rechts klicken
12.: jetzt einen neuen Import starten (siehe Punkt 1) nur diesmal den automatischen Emailversand am Ende aktivieren:
Die nächsten Schritte sind identisch den Schritten 5 bis 10 oben.
Nach der Dublikatsprüfung kommen nun aber Emailfelder:
Die erste Email kann ignoriert werden. Dafür haben wir den ersten Import gemacht, das System kennt nun alle Nutzer und es geht die zweite Email raus. Also einfach einmal auf "nächster Schritt" - den Text bitte einfach stehen lassen, wenn man ihn entfernt kommt man nicht weiter.
13.: im zweiten Emailfeld (Email an bestehende Nutzer) konfiguriert Ihr nun die Email. Ihr könnt den Text frei eingeben, wichtig ist nur, dass der Baustein "Personen ID QR Code" eingebaut wird. Dieser wird dann im Text als %%PERSONID%% angegeben.
14.: Wenn die Email soweit fertig konfiguriert ist, einmal auf nächster Schritt und die Zusammenfassung prüfen:
Jetzt sollte ein Haken bei der Email sein, es muss sicher eine 0 bei "neuen Accounts stehen, damit niemand die Email an neue Nutzer erhält.
Dann einmal Import starten (Bitte keine VPN Verbindung aktiv haben und den Button nur einmal anklicken) und die Email wird versendet.