Mobile Event App

Allgemein

Für das Anlegen von vielen Profilen ist der Personenimport die effektivere Alternative im Vergleich zur manuellen Profilerstellung.

Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Erstellen von Profilen mit automatischen E-Mail Versand der Zugangsdaten der App.

Hier finden Sie den Artikel zum Personenimport ohne E-Mail Versand

Bei weiteren Fragen zu dieser Thematik wenden Sie sich an Ihren Projektmanager oder Ihre Projektmanagerin oder an service@plazz.ag (Servicezeiten von Montag bis Freitag jeweils 9:00 bis 17:00 Uhr)

Schritt für Schritt

1. Wählen Sie im Menü im Bereich Personen den Menüpunkt Importe (Personen) aus. Alternativ können Sie aus dem Menüpunkt Profile heraus wechseln durch den Button Excel Import. 

2. Wählen Sie den Button Neuen Import starten aus, damit Sie Schritt für Schritt den Personenimport durchführen können.

3. Im nächsten Schritt werden Sie auf die Vorbereitungen aufmerksam gemacht. Sie haben Sie die Möglichkeit eine Excel-Vorlage (1) aus dem CMS herunterzuladen und über die Konfiguration (2) zusätzlich benötigte Profilfelder zu definieren. Hier finden Sie einen Artikel zu den Profileinstellungen.

Durch die Auswahl bei Nicht mehr anzeigen (3) wird Ihnen diese Info-Kachel bei dem nächsten Personenimport nicht mehr angezeigt.

4. Im zweiten Schritt der Vorbereitungen können Sie die E-Mail Templates (1) verwalten. Diese Funktion steht nur App-Managern zur Verfügung. 

Weiterhin werden Sie gefragt, ob die Gruppensichtbarkeit (2) des Events konfiguriert wurde. Mehr dazu finden Sie hier.

Diese beiden Einstellungen können bereits vor dem Import vorgenommen werden.

Durch das Klicken des Starten-Buttons, schließen Sie die Import Vorbereitungen ab und werden dann zum nächsten Schritt weitergeleitet. 

5. Sie vergeben einen Namen für den Personenimport, z.B. Teilnehmende (1) 

Sollten viele Personen mit Ihnen mit CMS arbeiten, dann können Sie als zusätzlichen optionalen Sicherheitsschritt Ihren Import verschlüsseln. Wählen Sie Ja aus (2) und vergeben Sie ein Passwort (3). 

6. Hier können Sie zwischen einem automatischen E-Mail-Versand am Ende des Imports (1) oder einem von diesem Import unabhängigen und losgelösten Vorgang (2) wählen. 

Der automatische E-Mail-Versand ist für bis zu 750 Profile (E-Mails) ausgelegt. Sollten Sie mehr Profile erstellen und E-Mails versenden wollen, dann teilen Sie den Vorgang entsprechend auf.

Die nächsten Schritte unterscheiden sich je nach getroffener Auswahl. In dieser Anleitung wird der weitere Personenimport mit E-Mail Versand erläutert. Hier finden Sie den Artikel zum Personenimport ohne E-Mail Versand

7. In diesem Schritt entscheiden Sie über die Vergabe des Nutzernamen für den Login. Beim Anlegen des Nutzernamens haben Sie drei verschiedene Möglichkeiten:

(1) Unser Favorit: Die importierte E-Mail-Adresse wird als Nutzername verwendet.

Die E-Mail Adresse lässt sich für die App-Nutzer leicht merken. Die anschließende Duplikatsprüfung im Importvorgang erkennt über den Nutzernamen bereits bestehende Accounts. Somit vermeiden Sie unnötige Doppelungen.

(2) Der Nutzername ist bereits als separate Spalte in Ihrer Exel-Tabelle angelegt, wenn Sie ein eigens Schema für Nutzernamen haben.

(3) Der Nutzername wird vom System generiert. Der erste Buchstabe von Vornamen und der Nachname. Wenn eine zweite Person ebenso heißt, wird eine Zahl an das Ende angefügt.

8. Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die Passwörter. Sie haben haben folgende Auswahlmöglichkeiten: 

(1) Die Passwörter werden aus einer Spalte Ihrer Excel-Tabelle importiert. 

(2) Legen Sie ein Universal-Passwort fest, mit dem sich alle Personen initial einloggen können. 
Tragen Sie dieses Passwort im Feld Universal-Passwort (4) ein. 

(3) Die Passwörter werden vom System generiert. 

(5) Legen Sie fest, ob bestehende Passwörter überschrieben werden sollen. Sie überschrieben beim Import dann alle Passwörter von bestehenden Accounts. Diese Auswahl erscheint bei allen drei Optionen.
Klicken Sie anschließend auf den "Nächster Schritt"-Button. 

Hinweis: Es muss eine Auswahl bei Passwörter überschreiben getroffen werden, damit Nächster Schritt erfolgen kann.

9. Jetzt importieren Sie die Daten über eine der zwei Optionen: 

• über einen Upload einer Excel-Datei (1)
• via Copy/Paste aus einer Excel-Datei (2)

10. Unter Upload einer Excel-Datei (1) wählen Sie über den Button Datei auswählen (2) die gewünschte Excel-Datei zum Hochladen aus oder können die Datei ebenso in das Feld Drag&Drop ziehen.(3) Diese Einstellung ist besonders bei großen Datenmengen zu empfehlen. 

11. Unter Copy/Paste aus einer Excel-Datei (1) können Sie die Personendaten kopieren und in das Eingabefeld (2) einfügen oder händisch eintragen. Dies empfiehlt sich, wenn Sie nur wenige Daten importieren möchten.

Hinweis: Die Reihenfolge der Platzhalter-Texte können Sie dabei ignorieren. Hierbei müssen Datensätze pro Zeile und Datenfelder per "Tab" getrennt werden. 

Mit dem Button Nächster Schritt (3) werden Sie durch den Import geführt.

12. Nun ist die Zuweisung der Spalten erforderlich. Hierbei gibt Ihnen die Vorschau der Spalten die Möglichkeit, eine der verfügbaren Optionen für die Datenfelder auszuwählen oder unnötige Spalten nicht zu importieren. Im Dropdown-Menü finden Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen (1).

Hinweis: Sie können über separate Spalten in Ihrer Exel-Tabelle auch Profilfelder, wie Firma oder Position, importieren.

Wenn Sie kein Universal-Passwort vergeben haben, dann achten Sie bitte darauf ein Passwort zu vergeben und dies per Dropdown-Menü (1) zu definieren, damit Nächster Schritt erfolgen kann. (2)

13. Die nächste Ansicht zeigt alle Datensätze, welche für den Import bereitgestellt sind. Hier können Sie noch einmal die Zuordnung der Felder überprüfen und kleine Änderung vornehmen durch einen Klick in das betreffende Feld.

Es kann vorkommen, dass Datensätze durch einen früheren Import bereits vorhanden sind. Alle Duplikate müssen überprüft (1) und bestätigt werden, damit Nächster Schritt ausgewählt werden kann. Über den Button Duplikate prüfen (2) gelangen Sie zu der Übersicht, welche Datensätze zum Vergleich anzeigt.

Hinweis: Bereits vorhandene Gruppen werden blau angezeigt, neu erstellte Gruppe werden grün angezeigt.

14. Im nächsten Schritt können Sie auswählen, ob es sich bei einem Datensatz um die gleiche Person handelt oder nicht (1). Wenn es die gleiche Person ist, werden die Datenfelder orange markiert, welche sich voneinander unterscheiden. Die vorhandenen Daten stehen auf der rechten Seite, die Daten aus Ihrem Import auf der linken Seite. Durch einen Klick markieren Sie das Feld, welches übernommen werden soll. Speichern Sie Ihre Angaben (2).

Durch die Checkbox Konflikte nach dem gleichen Schema lösen, können Sie identische Konflikte auf einmal lösen, z.B. verschiedene Schreibweisen oder auch Firmenbezeichnungen.

Sind alle Duplikate überprüft, können Sie auf Nächster Schritt klicken.

15. Hier sehen Sie Ihre personalisierten E-Mail Templates zur Überprüfung und können noch ggf. Änderungen vornehmen.

So können Sie z.B. mit dem Vornamen und Nachnamen Platzhalter Ihre Teilnehmer individuell ansprechen, da das System die Platzhalter beim Versenden durch Teilnehmerdaten ersetzt.

Hinweis: Um fortzufahren, müssen Sie mindestens die Platzhalter für Nutzername (1) und Passwort (2) verwenden.

Über den Button Testmail (3) haben Sie die Möglichkeit sich zur Überprüfung eine Mail zu senden. In der Testnachricht sind keine echte Daten hinterlegt, daher werden eventuelle Platzhalter nicht richtig ersetzt.

Der E-Mail Versand wird unterschieden zwei Templates: Neue Nutzer einladen und bestehende Nutzer benachrichtigen. Hier können Sie neue App-Nutzer detaillierter informieren, während bestehende Nutzer nur eine Benachrichtigung erhalten sollen, wenn ein neues Event freigeschaltet wurde.

Sie können auch beide E-Mail Templates mit der gleichen Nachricht versehen.

Mit Nächster Schritt (4) gelangen Sie zu dem nächsten Vorgang.

16. Die folgende Ansicht fasst alle Informationen zum Import zusammen. Sie haben hier nochmal die Wahl, über den Download-Button (1) die importierte Excel-Tabelle herunterzuladen. Sie können auch zu den vorigen Schritten (2) wechseln, wenn noch Änderungen nötig sind. Klicken Sie auf Import starten (3), wenn alle Daten richtig sind. 

Im folgenden Pop-up bestätigen Sie den Start den Imports.

Hinweis: Je mehr Daten Sie erstellen und je mehr E-Mails versendet werden, desto länger dauert der folgende Vorgang.

17. Nach Abschluss des Imports ist eine Anzeige mit allen importierten Datensätzen zu sehen.

Weitere Hinweise

• Mit dem Pause-Button (1) können sie den Import jederzeit speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Sie haben auch die Möglichkeit in der Statusleiste (2), wo Ihnen der aktuelle Fortschritt angezeigt wird, Schritte wieder zurück zugehen, um nachträglich noch Ergänzungen vorzunehmen.

• Wenn Sie eine große Anzahl von Gruppen anlegen möchten, können Sie diese in der Excel-Tabelle in einer Spalte hinterlegen. Einzelne Gruppen können durch Komma in der Exel-Tabelle getrennt werden.
• Jeder erfolgreich abgeschlossene Importvorgang erstellt einer Gruppe zur Absicherung, namens Import - {Importname} - {Import-ID}. Diese kann auch weiterverwendet werden im Gruppenbaum oder gelöscht werden, um die Übersichtlichkeit zu wahren