Um Ihnen den Personenimport zu erleichtern, haben wir ab der MEA-Version 2.53 den Import übersichtlicher gestaltet und vereinfacht.
1. Sie können Teilnehmer leicht per Excel-Import im CMS hinzufügen. Unter dem Reiter Personen im Menü wählen Sie Profile und klicken anschließend auf Excel Import. Der Personenimport kann nur in einer Veranstaltung durchgeführt werden.
2. Sie haben jedoch ebenso die Möglichkeit in einer Veranstaltung im Menü das Feld Importe (Personen) auszuwählen, um den Personenimport vorzunehmen.
3. Wählen Sie dann das Feld Neuen Import starten aus, damit Sie Schritt für Schritt den Teilnehmerimport vervollständigen können.
4. Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit eine Excel-Vorlage (1) herunterzuladen und über die Konfiguration (2) zusätzlich benötigte Profilfelder per Drag&Drop selbst zu definieren, um sich auf den Import vorzubereiten.
Durch setzen des Hakens bei Nicht mehr anzeigen (3) wird Ihnen die Kachel Import Vorbereitungen bei dem nächsten Teilnehmerimport nicht mehr angezeigt.
5. Im zweiten Schritt können Sie die E-mail Templates (1) verwalten und die Gruppensichtbarkeit (2) anpassen. Diese Einstellungen können ebenfalls bereits vor dem Import vorgenommen werden.
Durch das Klicken des Starten-Buttons, schließen Sie die Import Vorbereitungen ab und werden dann automatisch zum nächsten Schritt weitergeleitet.
6. Vergeben Sie einen Importnamen, z.B. Referenten (1)
Sofern Ihr Import verschlüsselt werden soll, wählen Sie "Ja" aus (2) und vergeben Sie ein Passwort (3).
7. Mit dem Pause-Button (1) können sie den Import jederzeit speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.
Sie haben auch die Möglichkeit in der Statusleiste (2), wo Ihnen der aktuelle Fortschritt angezeigt wird, Schritte wieder zurück zugehen, um nachträglich noch Ergänzungen vorzunehmen.
Durch Klicken des Nächster Schritt - Buttons (3) werden Sie zu dem nächsten Fenster weitergeleitet.
8. Hier können Sie zwischen einem automatischen E-Mail-Versand am Ende des Imports (1) oder einem von diesem Import unabhängigen und losgelösten E-Mail-Versand (2) wählen. Beim unabhängigen E-Mail-Versand, können die Mails im Anschluss über Ihren Mail-Provider versendet werden.
Vorteil hierbei ist, dass Sie den genauen Inhalt der E-Mail später erstellen können. Wählen Sie die 2. Option ebenfalls, wenn Sie nur Daten aktualisieren und keine Email versenden wollen.
9. Beim Anlegen des Nutzernamens haben Sie drei verschiedene Möglichkeiten:
(1) Die importierte E-Mail-Adresse wird als Nutzername verwendet.
(2) Der Nutzername ist bereits als separate Spalte in Ihrer Importdatei angelegt, z.B. max.mustermann oder ähnliche Nutzernamen.
(3) Importierte Personen sollen keinen App-Login erhalten (z.B. Sprecher, Moderator etc.).
10. Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die Passwörter. Sie haben haben folgende Möglichkeiten:
(1) Die Passwörter werden aus der Excel-Tabelle importiert.
(2) Legen Sie ein Universal Passwort fest, mit dem sich alle Teilnehmer initial einloggen können.
Tragen Sie dieses Passwort im Feld Universal-Passwort (4) ein.
(3) Die Passwörter werden vom System generiert.
(5) Legen Sie fest ob bestehende Passwörter überschrieben werden sollen. Sie überschrieben beim Import dann alle Passwörter von bestehenden Accounts.
Klicken Sie anschließend auf den "Nächster Schritt"-Button.
Hinweis: Es muss eine Auswahl bei Passwörter überschreiben getroffen werden, damit Nächster Schritt erfolgen kann.
11. Importieren Sie nun die Daten:
(1) über einen Upload einer Excel-Datei
(2)via Copy/Paste aus einer Excel-Datei
12. Unter Upload einer Excel-Datei (1) wählen Sie über das Feld Datei auswählen (2) die gewünschte Excel Datei zum Hochladen aus oder können die Datei ebenso in das Feld Drag&Drop ziehen.(3) Diese Einstellung ist besonders bei großen Datenmengen zu empfehlen.
13. Unter Copy/Paste aus einer Excel-Datei (1) können Sie die Personendaten kopieren und in das Eingabefeld (2) einfügen oder händisch eintragen. Dies empfiehlt sich, wenn Sie nur wenige Daten importieren möchten.
Hinweis: Die Reihenfolge der Platzhalter-Texte können Sie dabei ignorieren. Hierbei müssen Datensätze pro Zeile und Datenfelder per "Tab" getrennt werden. Einzelne Gruppen, Tags etc. können durch Komma getrennt werden
Mit dem Button Nächster Schritt (3) werden Sie durch den Import geführt.
14. Nun ist die Zuweisung der Spalten erforderlich. Hierbei gibt Ihnen die Vorschau der Spalten die Möglichkeit, unnötige Spalten zu ignorieren oder eine der verfügbaren Optionen für die Datenfelder auszuwählen. Im Dropdown-Menü finden Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen (1).
Hinweis: Wenn Sie eine große Anzahl von Gruppen anlegen möchten, können Sie diese in der Excel-Tabelle hinterlegen. Führen Sie den Import direkt in der Veranstaltung durch, um die Gruppen der Veranstaltung automatisch zuzufügen.
Achten Sie bitte darauf ein Passwort zu vergeben und dies per Dropdown-Menü (1) zu definieren, damit Nächster Schritt erfolgen kann. (2)
Wenn Sie alle Felder definiert haben, speichern Sie die Daten und gehen zum nächsten Schritt (3).
15. Die nächste Ansicht zeigt alle Datensätze, welche für den Import bereitgestellt sind. Hier können Sie noch einmal die Zuordnung der Felder überprüfen.
Es kann vorkommen, dass Datensätze durch einen früheren Import bereits vorhanden sind. Solche Datensätze müssen überprüft und bestätigt werden (1). Ein Datensatz kann gezielt ausgewählt werden (2). Über Duplikate prüfen (3) gelangen Sie zu der Übersicht, welche beide Datensätze zum Vergleich anzeigt.
16. Im nächsten Schritt können Sie auswählen, ob es sich bei einem Datensatz um die gleiche Person handelt oder nicht (1). Wenn es die gleiche Person ist, werden die Datenfelder orange markiert, welche sich voneinander unterscheiden. Durch einen Klick markieren Sie das Feld, welches übernommen werden soll. Speichern Sie Ihre Angaben (2).
17. Wenn die Überprüfung abgeschlossen ist, klicken Sie auf Nächster Schritt, damit Sie zu dem nächsten Auswahlfenster gelangen, indem Sie Ihre Emails personalisieren.
So können Sie z.B. mit dem Vornamen und Nachnamen Platzhalter Ihre Teilnehmer individuell ansprechen, da das System intelligent die Platzhalter beim Versenden durch Teilnehmerdaten ersetzt.
Hinweis: Um fortzufahren, müssen Sie die Platzhalter für Nutzername (1) und Passwort (2) verwenden.
WICHTIG: Bei einem Import von mehr als 750 Teilnehmern kann es beim automatischen E-Mail Versand zu Problemen kommen. Um dieses Problem zu umgehen, sollte der Import aufgeteilt werden.
Über den Button Testmail (3) haben Sie die Möglichkeit sich zur Überprüfung eine Mail zu senden.
Wenn Sie noch weitere Anpassungen vornehmen möchten, klicken Sie bitte auf Voriger Schritt (4) und mit Nächster Schritt (5) gelangen Sie zu dem nächsten Vorgang.
18. Die folgende Ansicht fasst alle Informationen zum Import zusammen. Sie haben hier nochmal die Wahl, über den Download-Button (1) die importierte Excel-Tabelle herunterzuladen. Klicken Sie auf Import starten (2), wenn alle Daten richtig sind.
19. Sie werden aufgefordert den Import zu bestätigen.
20. Nach Abschluss des Imports ist eine Anzeige mit allen importierten Datensätzen zu sehen.
Hinweis: Sie haben außerdem jederzeit die Möglichkeit, nach erfolgreichen Import der Teilnehmer, die Datensätze über die Personenliste einzusehen und zu verwalten.
