Mit der Check-in App reduzieren Sie in erster Linie die
Warteschlangen am Check-in Counter und behalten dabei
gleichzeitig einen Überblick über die Anzahl Ihrer Gäste. Die Teilnehmenden werden durch den Scan eines digitalen
oder ausgedruckten QR-Codes ein- und wieder
ausgecheckt. Der Abgleich der Person erfolgt dabei
automatisch über das System ohne die lange Suche in
ausgedruckten Listen und die Notwendigkeit dutzender
Papierstapel. Somit präsentieren Sie sich und Ihre
Veranstaltung zudem nachhaltiger.
In diesem Artikel finden Sie nachfolgend verschiede Tutorial-Videos sowie Kurzanleitungen über die Optionen und Einstellungen der Check-in App.
- Was wird benötigt?
Zur Nutzung der Check-in App benötigen Sie mindestens ein iPhone oder ein iPad mit iOS-Version 17 oder höher. Zur Nutzung des zugehörigen Content Management Systems können Sie einen PC oder ein Laptop nutzen. - Download der App
Die Check-in App finden Sie ausschließlich im App Store über diesen Link
Die App ist nicht über die manuelle Suche auffindbar. - Setup im Content Management System (kurz CMS)
Öffnen Sie im Bereich Check-in App Ihre Veranstaltung und legen in Einstellungen unter Event bearbeiten zuerst die Datenquelle fest. Zur Auswahl stehen, je nach Verwendung, die Mobile Event App (MEA) oder Registr.
Im Abschnitt Zugriff wählen Sie ein oder mehrere Frontend-Profile aus. Die Check-in App erfordert einen Login.
Falls noch ein Profil angelegt werden muss, finden Sie folgende Anleitung hier.
Die ersten Schritte im CMS werden in diesem Tutorial-Video nochmal gezeigt:
- Einsatz der Check-in App
Nach dem ersten Öffnen der Check-in App wird nach einem Code zum Finden der Instanz gefragt. Diesen erhalten Sie von Ihrer Projektmanagerin oder Ihren Projektmanager. Dieser Code bleibt immer gleich.
Anschließend erfolgt der Login mit den zuvor freigeschalteten Profilen und das Laden der Eventdaten.
Für den Check-in gibt es zwei Optionen:
- Self-Check-in Modus, wenn sich Teilnehmende selbstständig akkreditieren
- Check-in durch Personal über die Kachel Übersicht registrierte Nutzer
Die Verwendung der Check-in App wird in diesem Tutorial-Video nochmal gezeigt: - Auswertung im CMS einsehen
Behalten Sie im CMS während oder nach Ihrem Event den Überblick, welche Teilnehmenden erwartet werden, angekommen oder abgereist sind. Unter Einstellungen und Check-in / Check-outs stehen die Eventtage zur Auswahl und danach sehen Sie eine komplette Personenliste mit verschiedenen Filteroptionen und können die auch exportieren.
Hinweise:
- Die verwendeten Geräte müssen keine dauerhafte WLAN-Verbindung haben. Sollte die Verbindung abbrechen, dann ist ein Check-in immer noch möglich und die eingecheckten Personen erhalten auf dem Gerät den Status "In Arbeit". Nach Wiederherstellung der Verbindung werden diese Daten automatisch auf "eingecheckt" gestellt. Alle Datensätze mit dem Statuts "in Arbeit" werden nur lokal auf dem jeweiligen Gerät gespeichert. Vor dem Abbau der Check-in Station/en sollten Sie daher kontrollieren, dass keine Daten mehr bei "in Arbeit" erscheinen.